Veri İşleme Politikası

1. Amaç

İşbu Veri İşleme Politikası ("Politika"), İstalya Dijital Pazarlama ve Danışmanlık Limited Şirketi ("Doctor1881" veya "Platform") tarafından sunulan hizmetler kapsamında gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin genel esasları açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.

Doctor1881; kullanıcılarının, üyelerinin, ziyaretçilerinin ve hizmetlerinden yararlanan diğer ilgili kişilerin verilerini yürürlükte bulunan mevzuata uygun şekilde işlemeyi, gerekli teknik ve idari tedbirleri uygulamayı ve veri güvenliğini sürekli geliştirmeyi hedeflemektedir.

Bu Politika, Platformun veri yönetimi yaklaşımını ortaya koymakta olup, Gizlilik Politikası, KVKK Aydınlatma Metni, Çerez Politikası ve diğer hukuki dokümanlarla birlikte değerlendirilmelidir.

2. Kapsam

Bu Politika;

Platform ziyaretçilerini,
Üyeleri,
Doktorları,
Klinikleri,
Hastaneleri,
Kurumsal müşterileri,
Chatbot kullanıcılarını,
Lead (potansiyel müşteri) kayıtlarını,
Destek taleplerini oluşturan kişileri,
Platform ile elektronik ortamda iletişime geçen tüm gerçek ve tüzel kişileri

kapsamaktadır.

Bu Politika, Doctor1881 tarafından sunulan tüm internet siteleri, yönetim panelleri, chatbot hizmetleri, API entegrasyonları, mobil uygulamalar (sunulması halinde), yapay zekâ destekli hizmetler ve ileride geliştirilecek dijital hizmetler bakımından uygulanabilir.

3. Tanımlar

Bu Politikada geçen;

Platform: Doctor1881 tarafından sunulan tüm dijital hizmetleri,
Şirket:İstalya Dijital Pazarlama ve Danışmanlık Limited Şirketi'ni,
Üye: Platforma kayıt oluşturan gerçek veya tüzel kişiyi,
Kullanıcı: Platformu ziyaret eden veya kullanan kişiyi,
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
Veri İşleme: Kişisel veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
Veri İşleyen: Doctor1881 adına veri işleyen gerçek veya tüzel kişileri,
Alt Veri İşleyen (Sub-Processor):Doctor1881'in hizmet sunumu kapsamında yararlandığı üçüncü taraf teknoloji sağlayıcılarını,
Yapay Zekâ Hizmeti: Büyük dil modelleri (LLM), üretken yapay zekâ sistemleri, makine öğrenmesi hizmetleri ve benzeri teknolojileri,

ifade eder.

Bu Politikada yer almayan tanımlar bakımından yürürlükteki mevzuat hükümleri uygulanır.

4. Veri İşleme İlkeleri

Doctor1881, kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki temel ilkelere bağlı kalmayı amaçlamaktadır.

Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun hareket edilmesi,
Verilerin doğru ve gerektiğinde güncel tutulması,
Belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenmesi,
İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması,
İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesi,
Veri güvenliğinin sağlanması için makul teknik ve idari tedbirlerin uygulanması.

Doctor1881, teknolojik gelişmeler ve hizmet ihtiyaçları doğrultusunda veri işleme süreçlerini sürekli gözden geçirebilir ve geliştirebilir.

5. İşlenebilecek Veri Kategorileri

Platform kapsamında hizmetin sunulabilmesi amacıyla aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir.

Kimlik Bilgileri

Ad
Soyad
Kullanıcı adı
Unvan
Şirket bilgileri

İletişim Bilgileri

E-posta adresi
Telefon numarası
İletişim tercihleri

Hesap Bilgileri

Üyelik bilgileri
Paket bilgileri
Lisans bilgileri
Abonelik durumu
Hesap ayarları

Kurumsal Bilgiler

Klinik bilgileri
Doktor bilgileri
Web sitesi bilgileri
Kurumsal iletişim bilgileri
Marka bilgileri

Yapay Zekâ Eğitim Verileri

Üye tarafından sisteme yüklenen;

bilgi kaynakları,
web sayfaları,
SSS içerikleri,
davranış kuralları,
chatbot eğitim metinleri,
dosyalar,
PDF belgeleri,
diğer eğitim içerikleri.

Sohbet Verileri

Platform üzerinden gerçekleştirilen;

chatbot görüşmeleri,
kullanıcı mesajları,
sistem yanıtları,
konuşma geçmişi,
kullanım kayıtları.

Lead Verileri

Platform üzerinden oluşturulan;

iletişim formları,
chatbot başvuruları,
teklif talepleri,
randevu talepleri,
potansiyel müşteri kayıtları.

Teknik Veriler

IP adresi
Tarayıcı bilgileri
İşletim sistemi
Cihaz bilgileri
Dil tercihleri
Saat dilimi
Log kayıtları
Oturum bilgileri

Güvenlik Verileri

Giriş kayıtları
Yetkilendirme kayıtları
Güvenlik logları
Hata kayıtları
Şüpheli işlem kayıtları
Sistem olay kayıtları

Çerez ve Benzeri Teknolojiler

Platform;

çerezler,
local storage,
session storage,
pixel,
SDK,
web beacon,
benzeri teknolojiler

aracılığıyla teknik bilgiler işleyebilir.

6. Veri İşleme Amaçları

Doctor1881 kişisel verileri aşağıdaki amaçlarla işleyebilir.

Üyelik oluşturulması
Kullanıcı doğrulaması
Hesap yönetimi
Chatbot hizmetinin sunulması
Yapay zekâ destekli yanıtların oluşturulması
Bilgi kaynaklarının analiz edilmesi
RAG altyapısının çalıştırılması
PDF ve diğer belgelerin işlenmesi
Avatar oluşturma hizmetlerinin sunulması
Teknik destek verilmesi
Güvenlik kontrollerinin gerçekleştirilmesi
Sistem performansının ölçülmesi
Hata tespiti ve giderilmesi
Hizmet kalitesinin artırılması
Yazılım geliştirme faaliyetleri
Ürün geliştirme çalışmaları
İstatistiksel analizler
Kullanıcı deneyiminin iyileştirilmesi
Dolandırıcılık ve kötüye kullanımın önlenmesi
Yetkisiz erişimlerin tespit edilmesi
Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi
Mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi
Sözleşmesel yükümlülüklerin ifası
Bilgi güvenliğinin sağlanması
Hizmet sürekliliğinin sağlanması.

7. Veri İşlemenin Hukuki Dayanakları

Doctor1881, kişisel verileri yürürlükte bulunan mevzuat kapsamında öngörülen hukuki sebeplere dayanarak işleyebilir.

Bunlar arasında özellikle;

Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
Bir sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması,
Doctor1881'in hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi,
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması,
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Doctor1881'in meşru menfaatleri,
İlgili kişinin açık rızasının bulunması gereken durumlarda açık rızası,

yer alabilir.

Veri işleme faaliyetinin niteliğine göre birden fazla hukuki sebep aynı anda uygulanabilir.

8. Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen Rolleri

Doctor1881, sunduğu hizmetin niteliğine göre farklı veri işleme rollerinde hareket edebilir.

Platformun kendi faaliyetleri kapsamında işlediği kişisel veriler bakımından Doctor1881, ilgili mevzuat uyarınca veri sorumlusu sıfatıyla hareket eder.

Bunun yanında, üyelerin platforma yüklediği içerikler, chatbot eğitim verileri, bilgi kaynakları, sohbet senaryoları veya benzeri veriler bakımından Doctor1881, hizmetin teknik olarak sunulmasını sağlayan bir hizmet sağlayıcı ve gerekli hallerde veri işleyen sıfatıyla hareket edebilir.

Üyeler, platforma yükledikleri içerikler bakımından gerekli hukuki yetkiye sahip olduklarını ve yürürlükteki mevzuata uygun hareket ettiklerini kabul ve beyan ederler.

Doctor1881, üyeler tarafından sisteme aktarılan verilerin hukuka uygun şekilde elde edilmesinden, paylaşılmasından veya işlenmesinden, kendi kusuru bulunmadığı sürece sorumlu değildir.

9. Teknik ve İdari Güvenlik Tedbirleri

Doctor1881, kişisel verilerin gizliliğini, bütünlüğünü ve erişilebilirliğini koruyabilmek amacıyla teknolojik gelişmeler, hizmetin niteliği, işlem maliyetleri ve olası riskler dikkate alınarak makul teknik ve idari güvenlik tedbirleri uygulamayı hedefler.

Bu kapsamda uygulanabilecek tedbirler arasında;

rol bazlı yetkilendirme,
erişim kontrol mekanizmaları,
kullanıcı kimlik doğrulama sistemleri,
güçlü parola politikaları,
çok faktörlü kimlik doğrulama (uygulanması halinde),
veri şifreleme yöntemleri,
güvenli veri iletişim protokolleri,
TLS/SSL kullanımı,
güvenlik duvarları,
saldırı önleme sistemleri,
kötü amaçlı yazılım korumaları,
sistem güncellemeleri,
erişim kayıtlarının tutulması,
güvenlik loglarının analiz edilmesi,
düzenli yedekleme,
güvenlik testleri,
zafiyet analizleri,
sızma testleri,
olay izleme sistemleri,
otomatik güvenlik uyarıları

yer alabilir.

Doctor1881, teknolojinin gelişmesiyle birlikte güvenlik tedbirlerini değiştirme, güncelleme veya yeni güvenlik yöntemleri uygulama hakkını saklı tutar.

10. Alt Veri İşleyenler (Sub-Processors)

Doctor1881, hizmetin kesintisiz, güvenli ve verimli şekilde sunulabilmesi amacıyla üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarından yararlanabilir.

Bu hizmet sağlayıcılar, işledikleri veriler bakımından gerekli olduğu ölçüde alt veri işleyen (Sub-Processor) olarak görev yapabilir.

Bunlar;

bulut altyapısı sağlayıcıları,
veri tabanı hizmetleri,
dosya depolama sistemleri,
CDN sağlayıcıları,
yapay zekâ servisleri,
e-posta servisleri,
bildirim servisleri,
analitik platformları,
performans izleme sistemleri,
güvenlik çözümleri,
hata takip servisleri,
ödeme altyapıları,
entegrasyon hizmetleri

ile sınırlı olmamak üzere zaman içerisinde değişebilir.

Doctor1881, hizmetin gerektirdiği ölçüde mevcut hizmet sağlayıcılarını değiştirebilir, yeni hizmet sağlayıcıları ekleyebilir veya bazı hizmet sağlayıcılarını kullanmayı sonlandırabilir.

Bu değişiklikler, hizmetin teknik gereklilikleri doğrultusunda ayrıca kullanıcı onayı gerektirmeksizin gerçekleştirilebilir. Ancak yürürlükteki mevzuat uyarınca ayrıca bildirim veya açık rıza alınması gereken durumlar saklıdır.

11. Yapay Zekâ Hizmetleri

Doctor1881, kullanıcılarına sunduğu bazı hizmetlerde üretken yapay zekâ ve büyük dil modeli (LLM) teknolojilerinden yararlanabilir.

Bu kapsamda;

kullanıcı sorguları,
sohbet içerikleri,
chatbot eğitim verileri,
bilgi kaynakları,
PDF belgeleri,
internet sitesi içerikleri,
SSS kayıtları,
davranış kuralları,
avatar oluşturma talepleri,
kullanıcı tarafından sisteme aktarılan diğer içerikler,

ilgili yapay zekâ hizmetinin sunulabilmesi amacıyla işlenebilir.

Doctor1881, yapay zekâ altyapısını kendi sistemleri üzerinden sunmakla birlikte, bu hizmetlerin teknik olarak üçüncü taraf sağlayıcılar tarafından işletilen altyapılar üzerinde çalışabileceğini kullanıcıya bildirir.

Yapay zekâ hizmet sağlayıcılarının veri işleme süreçleri kendi hizmet şartları ve gizlilik politikalarına tabi olabilir.

Doctor1881, bu hizmet sağlayıcıların kendi sistemlerinde gerçekleştirdiği teknik işlemler üzerinde doğrudan kontrol sahibi değildir.

12. Bulut Altyapısı

Platformun çalıştırılması amacıyla;

bulut sunucuları,
veri tabanı hizmetleri,
nesne depolama sistemleri,
CDN altyapıları,
yedekleme sistemleri,
yük dengeleme çözümleri,
güvenlik servisleri

kullanılabilir.

Hizmet sürekliliğinin sağlanması amacıyla altyapılar zaman içerisinde değiştirilebilir, farklı veri merkezlerine taşınabilir veya yeni teknolojiler kullanılabilir.

Bu değişiklikler hizmet kalitesinin artırılması amacıyla gerçekleştirilebilir.

13. Uluslararası Veri Aktarımı

Doctor1881 tarafından kullanılan bazı teknoloji sağlayıcılarının veri merkezleri Türkiye dışında bulunabilir.

Bu nedenle kişisel veriler;

işlenmesi,
saklanması,
yedeklenmesi,
güvenlik analizlerinin yapılması,
yapay zekâ hizmetlerinin sunulması

amacıyla farklı ülkelerde bulunan veri merkezlerine aktarılabilir veya bu merkezlerde işlenebilir.

Bu tür aktarımlar gerçekleştirilirken yürürlükteki veri koruma mevzuatı dikkate alınır.

Mevzuat gereği ayrıca açık rıza veya ek hukuki yükümlülüklerin gerekli olduğu durumlar saklıdır.

14. Log Kayıtları

Platformun güvenliğinin sağlanması amacıyla sistem logları oluşturulabilir.

Bu kapsamda;

giriş çıkış kayıtları,
IP bilgileri,
oturum bilgileri,
API kayıtları,
sistem olayları,
hata kayıtları,
güvenlik olayları,
işlem geçmişi,
yönetici işlemleri,
kullanıcı hareketleri

kayıt altına alınabilir.

Bu kayıtlar;

bilgi güvenliği,
hata analizi,
performans ölçümü,
kötüye kullanımın önlenmesi,
hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
uyuşmazlıkların çözümü

amacıyla kullanılabilir.

15. Güvenlik İzleme ve Otomatik Analiz

Doctor1881, platformun güvenliğini sağlayabilmek amacıyla otomatik güvenlik analizleri gerçekleştirebilir.

Bu kapsamda;

olağan dışı kullanıcı hareketleri,
şüpheli oturumlar,
başarısız giriş denemeleri,
bot faaliyetleri,
spam davranışları,
API kötüye kullanımı,
olağan dışı trafik,
saldırı girişimleri

otomatik sistemler tarafından analiz edilebilir.

Bu analizler yalnızca platform güvenliğinin sağlanması amacıyla gerçekleştirilir.

16. Yedekleme ve Felaket Kurtarma

Platformun sürekliliğinin sağlanabilmesi amacıyla düzenli veri yedekleri oluşturulabilir.

Bu yedekler;

farklı sunucularda,
farklı veri merkezlerinde,
farklı coğrafi bölgelerde

saklanabilir.

Canlı sistemden silinen bazı veriler, yedekleme döngüsü kapsamında sınırlı bir süre daha yedek sistemlerde bulunabilir.

Bu durum veri güvenliğinin sağlanması ve sistemin geri yüklenebilmesi amacıyla gerçekleştirilmektedir.

Doctor1881, hizmet sürekliliğini sağlayabilmek amacıyla felaket kurtarma (Disaster Recovery) süreçleri uygulayabilir ve altyapısını gerektiğinde farklı sistemlere taşıyabilir.

17. Veri Saklama Süreleri

Doctor1881, kişisel verileri yalnızca işlenme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca ve yürürlükteki mevzuatta öngörülen saklama süreleri çerçevesinde muhafaza etmeyi amaçlar.

Veriler;

üyelik ilişkisinin devam ettiği süre,
sözleşmesel yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
muhasebe ve finansal kayıt yükümlülükleri,
bilgi güvenliği süreçleri,
olası hukuki uyuşmazlıklar,
denetim süreçleri,
yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının talepleri

gibi nedenlerle gerekli görülen süre boyunca saklanabilir.

Saklama süresi sona eren veriler; yürürlükteki mevzuata ve teknik imkanlara uygun olarak silinebilir, yok edilebilir veya anonim hale getirilebilir.

18. Veri Silme, Yok Etme ve Anonimleştirme

Doctor1881, saklama süresi sona eren veya işlenme amacı ortadan kalkan kişisel verileri, yürürlükteki mevzuata uygun şekilde;

silebilir,
yok edebilir,
anonim hale getirebilir.

Verilerin anonim hale getirilmesi halinde söz konusu bilgiler, ilgili kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde dönüştürülür.

Anonim hale getirilen veriler; istatistiksel analiz, ürün geliştirme, performans değerlendirmesi, yapay zekâ sistemlerinin iyileştirilmesi ve hizmet kalitesinin artırılması amacıyla kullanılabilir.

Canlı sistemden silinen verilerin, yedekleme sistemlerinde teknik zorunluluklar nedeniyle belirli bir süre daha bulunması mümkündür. Bu veriler aktif kullanım amacıyla değil, yalnızca yedekleme ve sistem geri yükleme süreçleri kapsamında muhafaza edilir.

19. Veri Doğruluğu ve Üye Sorumluluğu

Platforma aktarılan verilerin doğru, güncel ve hukuka uygun olması üyenin sorumluluğundadır.

Üye;

platforma yüklediği bilgi ve belgelerin,
chatbot eğitim içeriklerinin,
internet sitesi bağlantılarının,
dosyaların,
PDF belgelerinin,
kişisel veri içeren içeriklerin

işlenmesi konusunda gerekli hukuki yetkiye sahip olduğunu kabul ve beyan eder.

Doctor1881, üyeler tarafından sisteme aktarılan içeriklerin doğruluğunu, güncelliğini veya hukuka uygunluğunu kontrol etmekle yükümlü değildir.

Üyenin hukuka aykırı şekilde sisteme veri yüklemesi nedeniyle Doctor1881'in zarara uğraması halinde, ilgili üye yürürlükteki mevzuat çerçevesinde sorumludur.

20. Veri İhlali Yönetimi

Doctor1881, kişisel verilerin gizliliğini, bütünlüğünü veya erişilebilirliğini etkileyebilecek güvenlik olaylarını makul özen çerçevesinde değerlendirmeyi ve gerekli teknik ile idari tedbirleri almayı hedefler.

Olası bir veri güvenliği ihlali tespit edilmesi halinde;

olayın etkisi değerlendirilir,
gerekli teknik müdahaleler gerçekleştirilir,
sistem güvenliği yeniden sağlanmaya çalışılır,
yürürlükteki mevzuat kapsamında gerekli bildirim yükümlülükleri yerine getirilir.

Doctor1881, üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarının kendi sistemlerinde meydana gelebilecek güvenlik olaylarından, kendi kusuru bulunmadığı sürece sorumlu değildir.

21. Platformun Sorumluluk Sınırları

Doctor1881, güvenli bir hizmet sunabilmek amacıyla makul teknik ve idari tedbirleri uygulamayı hedeflemektedir.

Bununla birlikte;

internet altyapısından kaynaklanan kesintiler,
telekomünikasyon hizmetleri,
elektrik kesintileri,
doğal afetler,
siber saldırılar,
hizmet reddi (DDoS) saldırıları,
üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarının kesintileri,
bulut altyapısı kaynaklı sorunlar,
kullanıcı cihazlarından kaynaklanan güvenlik açıkları,
kötü amaçlı yazılımlar,
kullanıcı hataları,
yetkisiz kullanıcı erişimleri,
üyenin güvenlik yükümlülüklerini ihlal etmesi

gibi Doctor1881'in makul kontrolü dışında gelişen olaylardan doğan zararlardan, yürürlükteki mevzuatın izin verdiği ölçüde sorumluluk kabul edilmez.

Bu hüküm, Doctor1881'in ağır kusuru veya kastı bulunan durumları kapsamaz.

22. Üçüncü Taraf Sistemleri

Platformun çalışabilmesi amacıyla kullanılan üçüncü taraf yazılım, bulut altyapısı, yapay zekâ hizmetleri, veri tabanı sistemleri, ödeme servisleri, e-posta hizmetleri veya benzeri teknolojiler zaman içerisinde değiştirilebilir.

Doctor1881, teknik gereklilikler doğrultusunda hizmet sağlayıcılarını değiştirme, yeni hizmet sağlayıcıları kullanmaya başlama veya mevcut hizmet sağlayıcılarını sonlandırma hakkını saklı tutar.

Bu değişiklikler nedeniyle işbu Politikanın güncellenmesi gerekebilir.

23. Denetim ve Sürekli İyileştirme

Doctor1881, bilgi güvenliği ve veri işleme süreçlerini hizmet ihtiyaçları doğrultusunda düzenli olarak gözden geçirebilir.

Bu kapsamda;

güvenlik kontrolleri,
sistem analizleri,
performans değerlendirmeleri,
risk analizleri,
yazılım güncellemeleri,
altyapı iyileştirmeleri

gerçekleştirilebilir.

Amaç, platformun güvenliğini ve hizmet kalitesini sürekli geliştirmektir.

24. Elektronik Kayıtlar

Platform üzerinde oluşturulan;

sistem logları,
işlem kayıtları,
erişim kayıtları,
kullanıcı hareketleri,
elektronik onaylar,
zaman damgaları,
teknik kayıtlar

hukuken izin verilen ölçüde uyuşmazlıkların çözümünde delil olarak kullanılabilir.

Bu kayıtların güvenilirliğini artırmak amacıyla çeşitli teknik doğrulama mekanizmaları kullanılabilir.

25. Bölünebilirlik

İşbu Politikanın herhangi bir hükmünün yürürlükteki mevzuat uyarınca geçersiz veya uygulanamaz hale gelmesi, diğer hükümlerin geçerliliğini etkilemez.

Geçersiz hale gelen hüküm, mümkün olduğu ölçüde tarafların iradesine ve ilgili mevzuata en uygun şekilde yorumlanarak uygulanır.

26. Politikanın Güncellenmesi

Doctor1881, işbu Veri İşleme Politikasını;

mevzuat değişiklikleri,
teknolojik gelişmeler,
yeni hizmetlerin sunulması,
yeni entegrasyonların eklenmesi,
güvenlik gereklilikleri,
operasyonel ihtiyaçlar

doğrultusunda her zaman güncelleyebilir.

Güncel Politika, Platform üzerinde yayımlandığı tarihten itibaren yürürlüğe girer.

27. İletişim

İşbu Veri İşleme Politikası hakkında soru, talep veya başvurularınızı aşağıdaki iletişim bilgileri üzerinden iletebilirsiniz.

Veri Sorumlusu:
İstalya Dijital Pazarlama ve Danışmanlık Limited Şirketi
Batı Mah. Gazipaşa Cad., No:16 Ofis:306, Pendik / İstanbul
E-posta: destek@doktor1881.com